ビジネスフォンとは？導入前に知っておきたい基本・選び方のポイントを解説！

オフィス新設にともなってビジネスフォンの導入を検討しているが、そもそもビジネスフォンとはなにか？本当に必要なのか？わからない方も多いはず。

そんな方に向け、できること・機能から家庭用電話機との違い、選び方のポイントまで、導入前に知っておきたいビジネスフォンの基本を解説していきます。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィス内の電話業務やコミュニケーションの効率化を目的とした「業務用電話システム」のこと。1つの「主装置」に接続された複数の「専用電話機（端末）」で構成されることが一般的であり、ある特定の電話機をビジネスフォンと呼ぶわけではありません。

業務用途に特化したビジネスフォンは、オフィスの電話業務を効率化するさまざまな機能を持つことが特徴です。たとえば、電話番号が1つでも複数の外線を同時に着信 / 発信できる、着信した外線を担当者に転送するなどが可能。こうした機能を持つビジネスフォンの要となるのが、文字通り「主装置」です。

主装置の役割

主装置は、複数の外線 / 内線を収容し、接続された電話機に割り振る「電話交換機」の役割を果たします。接続されたすべての電話機で外線 / 内線を共用できるビジネスフォンの特徴は、主装置があるからこそ成り立っているのです。

画像出典：株式会社バルテック

主装置は、本体となる筐体に各種ユニットを組み込むことでビジネスフォンの機能を実現しています。たとえば、アナログ回線 / ひかり電話などを接続する「外線ユニット」、専用電話機 / コードレスフォンなどを接続する「内線ユニット」など。ドアホンや構内放送と接続可能な「ドアホンユニット」などをオプション搭載できる主装置もあります。

一方、用途に応じたカスタマイズに対応する主装置ではありますが、製品に応じて接続できる電話機の上限数は異なります。通常、主装置はS / M / Lクラスの3種類程度が用意されており、それぞれ10 / 40 / 100台程度の電話機を接続する性能を持つことが一般的です。

ビジネスフォンの主装置については以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンの主装置とは？役割・仕組み・価格やPBXとの違いを解説！

ビジネスフォンにできること・機能

ビジネスフォンの概要が把握できたところで、具体的にどのようなことができるのか？ビジネスフォンの主な機能を簡単に紹介していきましょう。

複数台の電話機で外線同時発信 / 着信

一般的に、1つの電話回線（電話番号）で発着信できる電話機は1台のみですが、ビジネスフォンなら1つの電話回線でも複数台の電話機で同時発信 / 着信可能です。

ほかのスタッフの電話が終わるまで待つ必要もなく、話し中でビジネスチャンスを逃すリスクも軽減できます。これは、ビジネスフォンが「電話回線数」と異なる「チャンネル数」を扱えるからです。

ビジネスフォンのチャンネルとは

チャンネルとは、ひかり電話 / IP電話で利用できる「同時通話可能な数」のこと。たとえば、NTTのひかり電話サービス「オフィスタイプ」の場合、1契約ごとに3チャンネル / 1電話番号を利用可能。つまり、ビジネスフォンなら1つの代表番号のみで、3台の電話機を使った外線の発着信が可能です。

オプションでチャンネル / 番号を追加できることもひかり電話の特徴です。大規模オフィス向けの「オフィスA」なら、1契約で最大300チャンネル / 7,000番号まで利用可能。ただし、主装置で扱える回線数 / チャンネル数には上限があることは覚えておきましょう。

オフィス内電話機同士の内線通話機能

ビジネスフォンなら、オフィス内にネットワーク接続された電話機同士の無料内線通話が可能です。異なる部署間の内線といった基本的な機能のほか、複数人で簡易会議できる内線機能を持つビジネスフォンもあります。

スター配線 / バス配線 / LAN配線

ビジネスフォンで電話機ネットワークを構築する方法は、スター配線 / バス配線 / LAN配線の3つ。主装置、電話機それぞれが同じ配線方法に対応していなければ利用できないため、ネットワークを構築する場合は注意が必要です。

スター配線とは、主装置と各電話機を1対1で接続する方法。バス配線とは、中継機となるハブを経由して主装置と電話機を接続する方法。LAN配線とは、社内LANを流用して主装置と電話機を接続する方法で、ひかり電話 / IP電話を利用する場合に採用されます。

着信の保留転送機能

着信した外線を一旦保留し、担当者を呼び出して転送する「保留転送機能」は、ビジネスフォンを代表する機能です。呼び出した担当者が離席している場合、ほかの電話機で応答できる「代理応答機能」なども利用可能。

家庭用電話の親機 / 子機でも似たようなことはできますが、ビジネスフォンのように数百台規模の電話機を制御するのは不可能です。

リダイヤル / IVR / 録音機能など

オフィスのニーズに応える形で進化してきたビジネスフォンは、さまざまな便利機能を利用可能です。代表的なビジネスフォンの機能をいくつか紹介しておきましょう。

主装置（ビジネスフォン）とPBXの違い

ビジネスフォンについて調べている方であれば、頻繁に登場する「PBX」という用語が気になっているかもしれません。PBXとは「Private Branch eXchange」の略称であり、日本語で「構内交換機」などと呼ばれます。

文字通り、PBXは「複数の外線 / 内線を収容して電話機に割り振る」装置であり、ビジネスフォンの主装置をPBXと呼ぶ場合もあります。ただし、厳密には「主装置」と「PBX」は違うものだというのが一般的な認識です。以下から簡単に解説していきましょう。

大規模向けのPBX / 中小規模向けのビジネスフォン

ビジネスフォンは中小規模オフィスを想定した製品ですが、PBXはコールセンターを含む大規模事業所を想定した製品です。

たとえば、ビジネスフォンは数台から100台前後、多くても数百台程度の電話機接続を前提としていますが、PBXでは数千台規模の電話機を接続可能。ホテルシステムやナースコールなどにも利用されています。

PC / スマートフォンと接続できるPBX

近年は、オプションでスマートフォンを接続できるビジネスフォンも増えていますが、PBXは最初からPC / スマートフォンとの接続を前提とした製品です。

たとえば、コールセンターで利用されるCTIを構成する要素としてPBXが使われています。CTIとは、電話 / FAX / コンピューターを連携させて顧客対応するシステムのこと。
PBXに着信のあった電話番号から顧客情報を呼び出し、画面に表示された対応履歴を見ながら顧客対応するなどが可能です。

複数拠点間の内線通話が可能なPBX

ビジネスフォンは1か所のオフィスで利用することを想定した製品ですが、PBXは複数拠点を接続した内線通話を可能にした製品です。拠点それぞれに設置されたPBXを接続することも、1つのPBXで複数拠点をカバーすることも可能です。

システムの安定性に優れるPBX

主装置、PBXともに、機能の中枢となるCPU（中央演算装置）を搭載していますが、大規模利用を想定したPBXはCPUを二重化していることが特徴。このため、CPUが1つダウンしてもシステムダウンしてしまうことがなく、耐久性 / 安定性に優れる特性を持っています。

PBXの導入費用はビジネスフォンより高価

大規模事業所での利用を想定するPBXは、ビジネスフォンよりも高価です。たとえば、Sクラスの主装置で電話機3台程度のビジネスフォンなら、30万円程度で入手可能。一方のPBXは数百万円から、規模が大きくなれば数千万円になる場合もあります。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違い

仕組みや機能を含むビジネスフォンの概要は把握できた。しかし、小規模オフィスなら家庭用電話機でも事足りるのでは？そう感じている方も少なくないでしょう。

しかし、2チャンネル以上を利用したいオフィスの場合、家庭用電話機を利用するのは非常に効率が悪いといわざるを得ません。それは、ビジネスフォンと家庭用電話機の仕組みが異なるからです。

家庭用電話機のオフィス利用は効率が悪い

上述したように、ビジネスフォンは「1つの電話番号であっても複数の電話機で発信 / 着信可能」ですが、家庭用の場合「電話番号1つで発着信できる電話機は1台のみ」です。家庭用電話機2台で同時通話したいのなら、電話回線も2つ必要。結果的に、回線基本料が2倍かかってしまいます。

画像出典：NTT西日本

また、ビジネスフォンなら「着信をほかの電話機（別の担当者）へ転送」できますが、家庭用電話機はそれも不可能。担当者は、着信のあった電話機まで移動しなければなりません。

画像出典：NTT西日本

ビジネスフォンの選び方

オフィスにビジネスフォンが必要なことはわかった。では、自社に適切なビジネスフォン を選ぶには、どうしたらいいのか？そんな方に向け、ビジネスフォン を選ぶ際に考慮しておきたいポイントを簡単に解説していきます。

電話機の台数 / 同時通話数（チャンネル）

まず決めておくべきことは、必要な電話機の台数および、想定される同時通話数（チャネル）です。これは、性能によって接続できる上限値の決まっている「主装置」を選ぶ際にも、重要なポイントになります。

一般的に、デスク数と会議室数を合計した台数の電話機が、電話機を利用する従業員数の1/3程度のチャンネル数が必要だといわれています。もちろん、業種・業態・ビジネスモデルに応じて適した電話機数 / チャンネル数は異なるため、シミュレーションを重ねながら決定しましょう。

電話機増設の可能性

将来的に従業員を増員する可能性があるか、3〜5年程度先を見越して想定しておくこともビジネスフォン選びのポイント。なぜなら、上述したように「主装置に収容できる外線 / 内線数には上限がある」からです。

たとえば、導入時に必要な電話機が10台で、上限10台までのSタイプ主装置を選択してしまうと、従業員増にともなった電話機増設ができません。この場合、主装置をMタイプへ買い替える必要が生じますが、最初からMタイプを選択しておけばその必要はありません。

ビジネスフォンに求める機能

将来的な拡張余地も含め、電話機 / チャンネル数が決定すれば、ある程度メーカー / 機種は絞られてきます。そのなかから、自社ニーズに過不足のない機能を持つビジネスフォンを選択しましょう。

現在は必要ないが、将来的に必要だと思われる、そんな機能をオプションで追加できるビジネスフォンならベストです。

クラウド型ビジネスフォンとは

ここまでは、物理的な主装置をオフィスに設置する一般的なビジネスフォンの基本を紹介してきました。これとは別に、インターネットが進化した現代を反映したビジネスフォンともいえる「クラウド型ビジネスフォン」も登場しています。

クラウドPBXともいわれるクラウド型ビジネスフォンとは、オフィスに設置していた主装置の機能を「クラウド」で提供するサービスのこと。インターネットさえあれば利用でき、IP電話機 / PC / スマートフォンなど、さまざまなデバイスを端末として利用できることが特徴です。

初期費用を抑えながら素早く利用開始できるため、立ち上げたばかりのスモールオフィス、スタートアップなどに最適。選択肢のひとつとして覚えておきたいサービスです。

ビジネスフォンとはなにか？基本を紹介しました

オフィス新設にともなってビジネスフォンの導入を検討しているが、そもそもビジネスフォンとはなにか？本当に必要なのか？わからない方に向け、できること・機能から家庭用電話機との違い、選び方のポイントまで、導入前に知っておきたいビジネスフォンの基本を解説してきました。

メッセージやSNSが普及したことで、普段の生活で電話を利用することは少なくなったかもしれません。しかし、ビジネスとなれば話は別。業務を効率的に進めるためにも、ビジネスチャンスを確実に掴むためにも、家庭用とは異なるビジネスフォンが必要。本記事も参考にしながら、自社に最適なビジネスフォンを選定・導入してください。