複合機とプリンターの違いは？メリット・選び方・おすすめの機種まで紹介！

プリンターや複合機を導入している方の中には、以下のような悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

• 複合機とコピー機の違いが分からない
• それぞれどのようなメリットとデメリットがあるか知りたい
• プリンターや複合機が適している場合を把握したい

本記事では複合機とプリンターの違いからそれぞれのメリット、おすすめのシーンや具体的な導入方法について解説します。あわせておすすめのリース会社も紹介しますので、ぜひリースも検討してみてください。

プリンターと複合機の違い

プリンターと複合機には、価格も踏まえて以下のような違いがあります。

プリンターとは

プリンターとは、パソコン上などにあるデータを文書として印刷する機械です。プリンターは複合機ほどの機能は備えていない代わりに、小型のモデルもあり、価格を抑えて導入できます。

複合機とは

複合機はファックスやスキャナーなど、複数の機能が搭載されている機械です。複合機をコピー機と呼ぶことも多々あります。多くのオフィスで必要とされている機能が1つにまとめられているため、利便性が高いのが特徴です。

プリンターのメリット

プリンターのメリットを簡単に解説します。

導入コストが安い

プリンターのメリットは、導入コストが安いため、複合機と比較して導入しやすい点がメリットです。エプソンのエントリーモデルで比較すると、プリンターではPX-S155が9,350円、複合機ではEW-M530Fが17,050円です。

複合機は求める機能によって100万円以上のモデルも少なくありません。ビジネス用の多機能モデルを例に挙げると、リコーのデジタルフルカラー複合機IM C2010の価格は、税込1,157,200円〜となっています。

本体が小さく設置しやすい

本体が小さく設置しやすいことがメリットです。プリンターはコンパクトなモデルが多く、設置場所に困りません。モデルにもよりますが、幅600mm×奥行600mm×高さ1,200mm程度が一般的なサイズです。

複合機は反面サイズが大きい傾向にあります。一般的なものだと幅600mm×奥行600mm×高さ1,200mm程度です。

関連記事：【オフィス向け】コピー機サイズの選び方！おすすめコピー機も紹介

消費電力が複合機よりも少ない

プリンターは電力が少ないインクジェットプリンターを選択しやすいことから、複合機よりも消費電力が少ない傾向にあります。その反面、複合機はレーザープリンターが多く、電力が多い傾向にあります。

インクジェットプリンターは印刷時に熱を使いません。そのため、消費電力は稼働時には100W程度でおさまります。

その反面、複合機に多いレーザープリンターはトナーを熱で溶かして紙に付着させるための電力が必要です。起動直後のウォームアップ時には消費電力は1000W、印刷時には500W程度になります。

メンテナンスしやすい

プリンターはコンパクトなモデルが多いため扱いやすく、消耗品の交換に負担がかかりにいことから、メンテナンスがしやすい点が魅力です。

ただしプリンターに多いインクジェットプリンターは、消耗品の交換頻度で比べるとレーザープリンターより多い傾向にあります。

反面、複合機に多いレーザープリンターは、消耗品の交換頻度は低いものの、故障時の修理が大掛かりになる傾向にあります。そのため部品が故障した場合には、修理費用が高額になりやすいことがデメリットです。

関連記事：【プリンター】インクジェットとレーザーの違いは？おすすめの場合と製品を解説

複合機のメリット

複合機のメリットは以下のものが挙げられます。

複数の機能を1台にまとめられる

複合機のメリットはコピーやプリント、スキャナ、ファックスなど、複数の機能を1台にまとめられることです。そのため、さまざまな業務への対応を求められる、オフィス業務の効率化が図りやすいでしょう。

設置スペースを抑えることで、オフィスに必要なスペースも最小限にできることから、賃料コスト削減にもつながります。

ランニングコストを抑えられる

複合機のメリットはランニングコストを抑えられることです。

1枚印刷する際の料金は、プリンターに多いインクジェットプリンターの方が高く、モデルにもよりますが、10円以上かかるものも少なくありません。

反面複合機に多いレーザープリンターの場合には、1枚あたりの印刷コストは安く、モデルにもよりますが、約3円程度で印刷できます。

上記で説明した消費電力の違いはありますが、使用頻度が高く、印刷数が多いほど、ランニングコストの違いは大きくなるでしょう。

複合機とプリンターのどちらを選ぶべき？

複合機とプリンターのどちらを選ぶべきかについては、さまざまな要素から判断が必要です。大まかですが、以下のように考えられます。

コピーやファックスなど、プリンター以外の機能が必要な場合や、数10名から数100人規模で利用する場合には、複合機を選択した方がよいでしょう。

ただし、上記の例は一例にすぎず、印刷機会が多くて複合機1台では足りない場合、複合機とプリンターを両方使うなどのケースも考えられます。

複合機・プリンターを導入する方法

複合機やプリンターを導入する方法は以下のものが挙げられます。

新品購入

新品購入のメリットとデメリットは以下の通り。

最終的なコストが抑えられることが新品購入のメリットです。経費の処理方法が減価償却となり、定額法と定率法から選択できるため、柔軟に運用できます。

また複合機やプリンターをリースすると、金利が発生します。期間にもよりますが、5年契約で2%前後かかる場合が多いでしょう。新品購入ではこの費用がかからない場合が多いのもメリットです。

一方新品購入のデメリットはコピー機は費用がかかり、コピー機の修理に必要なカウンター保守契約も必要になることです。リースの場合、リース会社が保険に加入しているため、リースなどの場合は手続きが必要ありません。

不要になった場合に、手放す負担があります。プリンターの状態がよければ売却も可能ですが、そうではないケースも考えられ、処分費がかかる可能性があります。

小規模な会社の場合には、経費処理の税務が負担になる可能性もあるでしょう。

関連記事：複合機・プリンターの耐用年数は何年？減価償却の方法や勘定項目を解説！

中古品購入

中古品購入のメリットとデメリットは以下の通りです。

中古品購入は新品購入の場合と同様のメリットがありつつ、コストを抑えられる点が特徴です。デメリットとしては、新品と比較すると故障のリスクがあり、そのためにカウンター保守契約の費用が高くなりやすい点が挙げられます。また新品を購入する場合と同様、処分の手間も必要になります。

リース

リースとは、リース会社から複合機やプリンターを貸与してもらう方法です。レンタルも借りる方法ですが、リースは2年以上利用する場合に利用されることが多いです。リースの場合のメリットとデメリットは以下の通りです。

リースは初期費用を抑えつつ、最新機種を導入できる点がメリットです。またかかった経費は経費として処理でき、新品購入の場合のように減価償却や固定資産税の支払いなどが発生しません。

一方リースは契約期間中に解約すると、残債の支払いなどが発生する場合があるのがデメリットに挙げられます。また審査があり、会社の財務状況によっては審査に通らない可能性に注意が必要です。

リースは金利・保険料・手数料がかかることから、新規購入と比較して最終的な費用がかかってしまいます。

レンタル

レンタルでは、1日から複合機やプリンターが借りられます。レンタルのメリットとデメリットは以下の通りです。

レンタルはリースと比較すると、契約期間の縛りがなく、短い期間から利用できるため、柔軟な運用がしやすい点がメリットです。またリースのように審査がなく、審査落ちの心配がありません。

同様の期間の場合には、リースと比較してコストが高くなりやすく、選択できるモデルも限られるため、注意が必要です。

そのため、短期的に利用する場合はレンタルがおすすめです。

プリンターや複合機の利用はリースがおすすめ

プリンターや複合機を2年以上利用する際には、初期投資を抑えつつ運用できるリースがおすすめです。契約期間にあわせて新しいコピー機を導入するなどの手法も取れます。ここでは、おすすめのリース会社を4社ご紹介します。

コピー機.com

画像引用：コピー機.com

コピー機.comのおすすめポイント

• リース中はトナー代無料
• 全国対応のメーカーメンテナンス
• 急ぎでも利用できる最短2日納品

コピー機.comは東証プライム上場企業である株式会社ビジョンが手がける、レンタル・リースサービスです。

24時間受付対応しており、通話代無料で相談できます。リース期間中はトナー代が無料。メンテナンスも全国で対応しています。急ぎの用事でコピー機が必要な場合でも、最短2日で納品可能です。

コピー機.comの概要・価格感

大塚商会

画像引用：大塚商会

大塚商会のおすすめポイント

• 計画立案からトラブル対応まで、ワンストップで対応
• 導入支援サポートでコスト削減と業務効率アップが期待できる

大塚商会は複合機の導入前から、導入時の設定、導入後のトラブル対応まで、一貫して依頼可能なのが魅力のリース会社です。リコーとCanonの複合機・コピー機の取り扱いがあります。

複合機の導入支援サポートがあり、必要な機能の設定や有効活用方法を提案してくれるため、複合機の機能を最大限活用可能です。導入前には事前審査を行い、コストや必要な機能の両面で会社の要望に合わせた提案が受けられます。

大塚商会の概要・価格感

コピホーダイ

画像引用：コピホーダイ

コピホーダイのおすすめポイント

• メンテナンス費用込み
• 毎月1日の定期点検（導入後3ヶ月）

コピホーダイはスターティアホールディングスグループが手がける、複合機のレンタル・リースサービスです。新規開業した方に向けて「電話機」や「スマートフォン」などをセットで利用できるプランもあります。

初期費用0円で利用でき、3,000円から利用可能。メンテナンス費用も含まれるため、低価格で利用できるのが魅力です

印刷枚数ごとにかかるカウンター料金が定額になるサービスも。導入後3ヶ月は毎月1日定期点検を実施、トラブル発生時には最短1時間で駆けつけてくれます。

コピホーダイの概要・価格感

複合機NAVI

画像引用：複合機NAVI

複合機NAVIのおすすめポイント

• メーカーメンテナンスを全国で実施
• 複数メーカーの見積もりを一括で行える

複合機NAVIは顧客満足度97.4%と高い満足度を誇る、複合機・コピー機の一括見積もりサイトです。各メーカーの最安値を簡単に見積もりでき、サイト内で最安値のコピー機を簡単に選べます。

メーカーメンテナンスを全国で受けられることも特徴です。保守契約特別特典を利用する場合、トナー購入代金無料、故障部品代金不要、出張修理費不要でサービスを受けられます。

在庫のあるモデルであれば、即日納品も可能です。

複合機NAVIの概要・価格感

複合機とプリンターの違いについて解説しました。

本記事では複合機とプリンターの違いを中心に、それぞれのメリット・デメリットなどを解説しました。さまざまな機能が備わっている複合機は利便性が高いため、一定以上の規模のオフィスであれば複合機の導入がおすすめです。

ただし複合機は新品購入する場合、初期費用が高くなりやすいことから、月々の支払いが安定するリースでの利用も合わせて検討してみてください。