在宅勤務のメリットやありがちな課題、解決策を紹介！

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を導入する企業が増えています。しかし、実際に導入しようと思っても以下の疑問が出ることが少なくありません。

• 在宅勤務のメリットは？
• 導入する上での注意点は？
• 在宅勤務を導入したいけど生産性は大丈夫？

本記事を読めば、上記の悩みを解消し、在宅勤務の導入を検討できるようになります。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、コンピューターやインターネットなどのICT（情報通信技術）を使ってオフィスから遠隔にある自宅で働く形態のこと。

厳密にいえばフリーランスが自宅で働くことは在宅勤務とは呼びません。在宅勤務は、企業に雇用されている従業員が自宅で働くという点が大きなポイントだからです。

とはいえ、言葉の定義を厳密に意識して利用している人は少なく、しばしば混同されて使われているのが現状でしょう。

新型コロナウイルスの影響によって、感染防止対策として在宅勤務の需要は大きく伸びました。そのため、企業における働き方を見直す動きも出てきています。

在宅勤務とテレワークの違い

在宅勤務とテレワークは「会社から離れた場所で仕事をする」という点では同じです。しかし、在宅勤務は勤務場所が「自宅」に限定されます。在宅勤務はテレワークの1種なのです。

「テレワーク」には、自宅以外にも、たとえばカフェやホテル、出張先の空港や駅での仕事も含まれます。シェアオフィスやサテライトオフィスでの勤務も同様です。

つまり、テレワーク形態のなかで、働く場所を自宅に限定した呼び方が「在宅勤務」なのです。テレワークと呼ばれる場合は、より自由度が高い働き方をイメージすればよいでしょう。

在宅勤務が広がった背景

労働人口の減少に伴う慢性的な人手不足

在宅勤務は、従業員ごとの事情に対応した多様な働き方を提供する1つの手段として注目されています。

超高齢化社会に突入していく日本において、若者の労働人口が減少しているのは大きな問題となっています。各企業は労働人口の減少に伴う人手不足で悩んでおり、従来の働き方では従業員の維持が困難になってきました。

もし家族の介護をすることになった、妊娠した、子育てに時間を割きたい、という従業員がいた場合でも、在宅勤務の制度があれば雇用を維持することが可能です。

新型コロナウイルスの感染拡大防止

新型コロナウイルスの影響も無視できない要因です。

2020年、新型コロナウイルスの蔓延を防止するため、政府は緊急事態宣言や外出自粛要請を出すことになりました。その結果、通勤で人が移動するのを抑制する目的で在宅勤務を推奨したという経緯があります。

総務省の発表によれば、2020年の緊急事態宣言で在宅勤務を実施した企業は、全体で17.6％から56.4％に上昇。一時的とはいえ、1度でも在宅勤務を実施した経験は大きいのでしょう。2020年3月（17.6％）と比べると、2021年3月（38.4％）は依然として高い水準を維持しているのがわかります。

（画像参照元：総務省）

通勤によるコストやストレスの軽減

在宅勤務が広がった背景には、大都市周辺に居住する従業員の通勤、コストやストレスの軽減が考えられます。いわゆる大都市近郊のベッドタウンと呼ばれるエリアからの通勤は、片道30分から1時間かかるのが一般的です。

またラッシュで満員電車に揺られながらの通勤は、大きなストレス要因。在宅勤務なら、移動コストや通勤ストレスを軽減できて生産性向上につながるため、従業員だけでなく企業にとってもメリットがあるといえるでしょう。

在宅勤務のメリット

ここからは、在宅勤務のメリットを企業側と従業員側の2つの視点から見ていきます。

在宅勤務が企業側にもたらすメリット

優秀な人材を確保できる

日本では、労働力不足が問題になっていることはすでに紹介しました。労働力が不足すると、優秀な人材を確保するのも困難になります。

企業としては、優秀な人材に来てもらうために多様な働き方を認め、働きやすい職場であるとアピールする必要があります。

また、優秀な人材が親の介護や育児で離職しなくてはならないのも大きな問題。在宅勤務ができれば優秀な人材の離職を防ぎ、自社に留めておくこともできるでしょう。

経費を削減できる

企業は、在宅勤務を取り入れることで従業員の交通費やオフィスの賃料、光熱費の負担を削減可能。

従来、従業員は会社に集まって、同じ空間で仕事をするのが当たり前とされてきました。しかし、在宅勤務でも成果を出せる業種や職種は存在します。

そのため、オフィス機能は必要最低限の人数が作業できる規模にとどめる判断をする企業も出てきています。結果的に、高額なオフィス賃料や光熱子費を支払う必要がなくなります。

従業員の業務への集中力が向上する

オフィスにいると、同僚からの相談や、予定外のミーティングに巻き込まれてしまったりする可能性があります。そのため、なかなか自分の業務に集中できず、効率が上がりませんでした。

また満員電車に揺られて移動すると、会社に着く頃にはヘトヘトになってしまい、すぐに業務に集中できない人も少なくありません。

在宅勤務なら心身ともにリフレッシュした状態で、業務に取り掛かれるメリットがあります。また、予定外のことに時間を取られる必要がなくなり、集中しながら効率的にタスクをこなせるでしょう。

在宅勤務が社員にもたらすメリット

通勤がなく、心身のストレスが減る

通勤は、現代社会人の代表的なストレス要因の1つといわれています。満員電車に揺られながら長時間の移動を繰り返せば、本人が意識していなくてもストレスは溜まっていくでしょう。

在宅勤務をしてみると、朝早く起きて電車の時間に間に合うように身支度をして家を出るのがいかにストレスだったのかに気づきます。

また、通勤中のトラブルに巻き込まれるリスクを減らせる点も見逃せません。

仕事と子育て・介護との両立が可能

子育てをしていると、子供を保育園に送迎するだけでなく、不測の事態での呼び出しにも対応しなくてはいけません。日本女子大学現代キャリア研究所が「子供あり」「子供なし」の女性の中で、どのくらいの割合が仕事を継続しているか、という調査結果を発表しています。

• 子供あり：6.6％
• 子供なし：21.5％

圧倒的に子供ありの女性の継続率は低いことがわかります。高齢化社会に入っていく日本では、親の介護についても同様の問題が起こるでしょう。

在宅勤務なら、仕事と子育て、介護など家庭の事情に合わせた柔軟な働き方が可能になります。

外的ストレスを軽減できる

在宅勤務は外的なストレス要因を軽減でき、快適に仕事をするのにもメリットがあります。

職場で労働意欲を削ぐ原因には外的ストレスが挙げられます。たとえば人間関係や職場環境は代表的な要因の1つ。とくに人間関係は大きな比重を占め、仕事内容に満足していても、人間関係が原因で仕事を辞めてしまう人がいるほどです。在宅勤務なら人との接触が最低限になるため、同じ空間でストレスを感じ続ける心配がなくなります。

ほかにも、空調のバランスが悪かったり、不清潔な職場で作業を続けたりするのは大きなストレスになるでしょう。

在宅勤務の課題と解決方法

社員間のコミュニケーションが不足する

在宅勤務では、気軽な雑談がしにくく社員間でのコミュニケーションに問題が起きやすくなります。たとえば、休憩所でコーヒーを飲みながら情報交換していると、他部署の状況を知るきっかけになることがあります。ほかにも、何気ない雑談からアイディアが生まれるなど、人のコミュニケーションが新たなビジネスチャンスを創造してきました。

その点、在宅勤務では一見「無駄」に思えるような雑談が一切発生しないため、会社のイノベーションを阻害する危険性があるのです。

【対策】コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションを促進するために「ウェブ会議システム」や「ビジネスチャット」を導入してみましょう。

「少し相談したい」というときに気軽に話せる環境を整えれば、自然にコミュニケーションは促進されるからです。

会社によっては、業務中はビデオ会議システムを常につなげているところもあります。工夫をしながら風通しのよい雰囲気を作ることが大切です。

長時間労働に陥りやすい

在宅勤務では、仕事とプライベートのメリハリが付けにくく、長時間労働に陥りやすいというデメリットもあります。オフィスで働いている場合は、出社しなければ作業できません。しかし、在宅勤務の場合はいつでも仕事ができてしまうため、区切りをつけられずに働き続けてしまいがちです。

また、申告しなければいくらでも残業できてしまうため、従業員のなかにライフワークバランスを崩してしまう人が出る危険性もあります。

【対策】勤怠管理システム導入・システムへのアクセス制限など

長時間労働をルールだけで抑制するのは困難。クラウド型の勤怠管理システムの導入や、システム側からメール送付の抑制などをする、時間帯によって業務アプリケーションへのアクセスを制限するといった対策が有効です。

もちろん、過剰な時間外労働をしないように注意喚起をすることは重要ですが、システム的に働けなくするほうが効果は高いでしょう。とくに、クラウド型の勤怠管理システムでは、打刻記録や業務工数のほか、パソコン稼働時間の記録ができるのでおすすめです。

情報通信機器の費用負担が大きい

在宅勤務を実現するには、業務用のパソコンやスマートフォン・タブレットなどを用意する必要があります。また、ネットワーク通信費や電話代などのインフラ代もかかるでしょう。

特に、自宅にインターネット環境が整備されていない従業員がいる場合は開通工事費も発生します。

ほかにも、GoogleやMicrosoftのグループウェアやクラウドツールを導入するのであれば、従業員分のライセンス料が発生するでしょう。

【対策】補助金制度を活用

在宅勤務実現にかかる費用には、IT導入補助金や人材確保等支援助成金（テレワークコース）などが利用できます。

補助金を利用すれば、費用の一部がキャッシュバックされるため、コストを抑えられるでしょう。ただし、細かい要件があるため事前に確認することをおすすめします。

情報セキュリティリスクが増大する

在宅勤務には、通常のオフィスワークよりも多くの情報セキュリティリスクがあります。たとえば、従業員の自宅にあるパソコンをそのまま業務に使うようなケースを考えてみましょう。従業員のパソコンにウイルス対策ソフトが導入されていなければ、機密データ流出の危険性があります。

パソコンにウイルス対策ソフトが導入されていたとしても、ビジネスユースに耐えられるだけのセキュリティの高さが確保できているかは確認する必要があります。

また、自宅で作業をしているとどうしてもオフィスほどの緊張感を保つことができず、会社にとって不利益の内容をSNSで書き込んでしまうといったトラブルも考えられます。

【対策】専用機器の貸与・シンクライアントの導入

在宅勤務を実施するのであれば、従業員の私物を利用することはせず、専用機器の貸与が望ましいでしょう。なぜなら、対応する前にセキュリティツールを一律で導入すれば、一定のセキュリティレベルを担保できるからです。

また、シンクライアントの導入も有効。シンクライアントとは、仮想デスクトップを利用するためのパソコンで、業務上で使用するデータをクラウドに保存します。パソコン自体にはデータは残らないため、情報流出のリスクを避けられるのが特徴です。

人事評価が難しい

すぐ近くで作業するオフィスとは違い、在宅勤務では業務への取り組みを把握するのが困難です。とくに、評価システムが仕事への取り組み方や姿勢を重視する企業では、在宅勤務での正しい評価は望めません。

評価が正しく行われないと、従業員に不公平感が生じることになってしまいます。結果的に、モチベーションの維持ができなくなり、生産性は下がってしまうでしょう。

【対策】人事評価制度の見直し

人事評価が難しいのであれば、思い切って制度を見直すことも検討してください。具体的には、評価内容や手順をあらかじめ明確にすることが重要。たとえば、明確な業務目標を設定し、成果で評価する方法は在宅勤務に向いています。

また人事評価をする側も、従業員の働き方を適正に評価できるよう訓練することが望ましいでしょう。時間外や休日であるにもかかわらず、メールの返信がなかったとして評価を下げるといった、不公平な人事評価は避けるべきです。オフィスワーカーと在宅勤務者の間で評価が偏るのも望ましくありません。

在宅勤務をするために必要なもの、ツール

在宅勤務をするために必要なもの、ツールを表にまとめました。

インターネット環境

在宅勤務をするのであれば、欠かせないのがインターネット環境。インターネット環境を構築するのであれば、有線LANと無線LAN（Wi-Fi）の2種類が考えられます。

無線LANは、LANケーブルの取り回しが不要でデスク周りをすっきりできるのがメリット。一方で、通信が安定しないことがあるため、ビデオ会議などでコミュニケーションがスムーズに取れないデメリットもあります。

費用は2,000円台から選べます。しかし、Wi-Fiルーターや工事費用等が必要になることもあるので、初期費用は従業員のインターネット環境によって変動すると念頭におきましょう。

業務が可能なパソコン

パソコンも在宅勤務には必須のアイテムでしょう。注意したいのは、パソコンであれば何でもよいというわけではない点。なぜなら、業務に支障のない性能を持つパソコンでないと、生産性が下がりかねないからです。

たとえば、プログラミング開発や画像・映像処理などの業務では、高性能なパソコンが必要になるでしょう。一方で、Microsoft Officeやメールのやりとりをする程度であれば、そこまで高性能なパソコンは必要ありません。

パソコンは安いものなら2万円前後からでも選択できますが、性能を重視するなら十万円を超えるものもあります。

各種セキュリティツール

在宅勤務時のセキュリティを確保するためにも、VPNやウイルス対策ソフトなどの各種セキュリティツールも必須。貸与端末にはGPS機能がついたものを選ぶのがおすすめ。紛失対策になります。

また、社内情報にアクセスするような業務用アプリケーションには、多要素認証を組み込んだユーザー認証システムを導入することを検討してください。多要素認証とは、IDとパスワード以外にワンタイムパスワードなどを入力しないとログインできないものです。IDとパスワードが流出しても、業務データにアクセスするのを防げます。

ウイルス対策ソフトは無料版もありますが、セキュリティ性能が高いものでも月額数百円から選べます。

デスク・椅子

デスクは必要不可欠というわけではありません。しかし、作業に集中するためにもしっかりしたものを用意することをおすすめします。長時間作業するのに、高さがあわないデスクを使っていると肩こりや腰痛の原因になるからです。

同じ理由で、椅子も座りやすいものを用意しておくとよいでしょう。体にあった椅子は、長時間座っても体を痛めません。長期的に考えたときに、従業員の健康を損なわないような作業環境を整えることも重要です。

デスク・椅子は数千円レベルでもしっかりしたものはあります。こだわると数万円しますので予算にあわせて選びましょう。

コミュニケーションツール

必須ではありませんが、業務を円滑に進めるためにも、ウェブ会議システムやビジネスチャットなどのコミニケーションツールを導入しましょう。

仕事の進捗も大事ですが、とくに気をつけたいのが従業員のコンディションやメンタル面。コンディションやメンタル面は対面なら気づけても、在宅勤務だとなかなか見えにくい部分です。積極的にヒアリングすることを心がけましょう。

業務に対する不安や不満も解消する手段として、コミュニケーションツールは大いに役立つでしょう。

コミュニケーションツールは無料で使えるものもあります。しかし、機能豊富なビジネスプランを選ぶなら月額1,000円前後が相場です。

労務管理システム

労務管理システムも必須というわけではありませんが、見えにくい勤怠状況を管理したいのであればおすすめ。

自宅で働いていると、周りの目がないのに加えてリラックスしすぎてしまう人もいます。つい緊張感が途切れてしまう従業員の勤怠意欲をコントロールするのにも有効です。

勤怠管理システムは安いものなら1ユーザー月額300円程度から選択できますので、自社に合うものを探してみてください。

在宅勤務の成功事例

ここからは、在宅勤務の成功事例について紹介します。

アステリア株式会社

アステリア株式会社は、コロナ禍をきっかけに新しい働き方を推進するためにテレワークを積極的に導入している企業です。同社では、9割以上のテレワーク実施率を誇っており在宅勤務を導入した結果、本社オフィスのスペースを半分にすることも決定しています。

また、社員の活動・成果を把握できる「課業」と呼ばれるタスクベースでの評価制度を導入し、業務システムのクラウド化など、テレワークを推進するための社内制度の見直しも進めたことが成功のポイントといえるでしょう。

参考：アステリア株式会社

コニカミノルタジャパン株式会社

コニカミノルタジャパン株式会社では、コロナウイルスの混乱の中でもスムーズな在宅勤務移行に成功。2021年になっても首都圏では20～30％程度の平均出社率を維持しており、8割が在宅勤務を実現しつつ、従来以上の生産性も達成しています。

成功の秘訣は、コロナ禍以前から在宅勤務への移行を見据えて取り組んできたことです。基幹システムの利用やセキュリティ対策など、在宅勤務をする基盤づくりが実を結んだといえるでしょう。

参考：DX銘柄2021日経クロステック

サトーホールディングス株式会社

サトーホールディングス株式会社は、グローバル化を推し進めるなかで国内外の従業員が円滑に働ける在宅勤務を導入。2021年には、月平均で10日程度は在宅勤務をするまでになっているとのことです。

在宅勤務をスムーズに導入できた理由としては、16年に働き方改革の一環としてスタートした「どこでもワーク」が挙げられます。「どこでもワーク」のためにインフラやセキュリティの整備も進めていたことで、円滑なコミュニケーションを取りながら生産性を担保しました。

参考：サトーホールディングス株式会社スマートワーク総研

在宅勤務が広がった背景や在宅勤務のメリット・課題点について説明しました

本記事では、在宅勤務が広がった背景や在宅勤務のメリット・課題点について説明しました。

在宅勤務は、企業が多様な働き方の実現をアピールできるだけでなく、従業員の満足度の向上も見込める制度です。在宅勤務の導入を検討しているのであれば、ぜひ本記事を参考にしてみてください。