複合機・プリンターの経費削減のポイント20選

社内の経費削減をするために、実は有効なのが複合機やプリンターのプリントの見直しです。機種を変えたり、利用方法を工夫するだけで、経費削減につながります。

本記事では、複合機やプリンターの経費の種類や、経費削減のポイントなどを紹介します。経費の見直しを行いたい方は、本記事を活用してみてください。

複合機・プリンターのプリントにかかる経費

複合機・プリンターの経費を削減する方法を知る前に、見直し可能なポイントを把握しておきま
しょう。

設備投資費

複合機・プリンター・コピー機の本体を購入またはリース・レンタルする費用のこと。機器のスペックが高くなるほど、価格も高額になります。

現金で購入する場合は一括で代金を支払いますが、リースやレンタルを利用する際は毎月料金が発生します。

特にリースを活用すると初期費用を抑えられますが、契約期間が長期にわたるためトータルのコストが一括購入よりも割高になる可能性があります。

カウンター料金（リース時）

カウンター料金とは、複合機やコピー機で印刷した枚数をカウントし、1ヶ月ごとの印刷枚数に応じて発生する料金のことです。つまり、印刷を1枚するごとに料金が発生する仕組みです。

複合機やプリンターなどをリース契約で導入する際は、本体の料金に加えて、カウンター方式の課金が利用されます。メーカーやリース会社によりますが、カウンター料金の中に機器のメンテナンス代が含まれることもあります。

カウンター料金は「モノクロ→2色カラー→フルカラー」の順番で高くなります。

トナー代・インク代

トナーとは黒鉛や顔料を付着させた粉で、インクは顔料や染料を用いた液体です。複合機やコピー機で出力する際は、トナー・インクを紙に付着して印刷が行われます。

トナー・インクは消耗品であり、使い続けていると交換が必要です。印刷をすればするほど、残量がなくなるため交換する費用が発生します。

印刷用紙代

印刷用紙は、プリントをする際に必要になる消耗品です。プリントをするほど印刷用紙が使われるため、なくなったら新たに購入しなければなりません。

現金での購入はもちろん、レンタルやリースを利用する際でも、利用者が印刷用紙を用意する必要があります。

電気代

プリントやコピーなどで機器を動かすと電力を消費するため、電気代がかかります。複合機やプリンターなどの電源を入れた状態であれば、少なからず消費電力が発生します。

経費削減を検討しているなら、電気代の削減も検討してみましょう。

メンテナンス費用

メンテナンス費用は、複合機・プリンターなどの修理、保守などで発生する費用です。リース契約の場合は、修理や保守も契約に含まれています。

レンタルをする際はレンタル会社によりますが、メンテナンス費用が不要なケースもあります。

現金で複合機・プリンターなどを購入する場合は、機器の修理やメンテナンスを行うたびに費用を支払うことになります。加えて、保守契約は任意ですが、契約をすると追加費用が必要です。

複合機・プリンターのプリントにかかる経費削減のポイント20選

複合機・プリンターのプリントの経費削減ポイントを紹介していくので、把握して実行してみま
しょう。

設備投資費の削減ポイント

安価なモデルを導入する

複合機やプリンターなどは、機種によって価格が大きく異なります。安価な機種を選定すれば、購入費用やリース・レンタル代金を抑えることが可能です。

複合機やプリンターで利用したい機能やスペックなどを明確にしましょう。無駄な機能やスペックなどを省けると、コスパがよい機器を導入しやすくなります。

参考までに、価格が安い製品を紹介します。本体が安価な製品を選定すれば、購入するときはもちろん、リースやレンタルの料金を抑えられます。

価格が安いプリンターは以下のとおりです。

※価格はモデルやオプションなどによって変動します。

価格が安い複合機は以下のとおりです。

※価格はモデルやオプションなどによって変動します。

上記を参考に複合機やプリンターを導入してみてください。

中古品を購入する

複合機やプリンターを導入するなら、中古品を購入するのも方法の1つです。新品よりも中古品のほうが機器本体の価格が安くなっているため、設備投資費を抑えやすくなります。

ただし、中古品は古いモデルが多く、新しく販売された機種の取り扱いは多くない傾向です。最新の機種を選びたい方は、希望するものを発見できない可能性があることに注意しましょう。

カウンター料金（リース時）の削減ポイント

新規契約時に料金を交渉する

リース契約の期間は長期になっており、中途解約が原則不可です。リース契約中は困難ですが、新規契約や再契約を締結する際に、リース会社と交渉をするとカウンター料金を安くできる可能性があります。

また、リース契約をする際は、複数社から見積もりを取得するのも効果的です。料金の比較ができるため、カウンター料金が安いリース会社と契約を締結しやすくなります。

トナー代・インク代の削減ポイント

リサイクルトナー・インクを利用する

複合機やプリンターなどに使われるトナー・インクは、純正品以外を使うことで費用を抑えられる可能性があります。中でもリサイクルトナー・インクは、純正品よりも1本あたりの価格が安いため、経費削減につながります。

ただし、リサイクル品を利用すると、印刷の品質が悪くなる可能性がありますので注意が必要です。

白黒（モノクロ）印刷を活用する

複合機やプリンターでの印刷は、白黒（モノクロ）のほうがフルカラーよりも印刷コストが安くなっています。また、トナー・インク交換の際に、白と黒のみを交換すればよいためランニングコストを抑えられます。

カラー印刷を利用するシーンを制限し、通常はモノクロ印刷を活用するルールを設定してみましょう。例えば、社内向けの印刷はモノクロで行い、社外向けの資料はカラーを使ってもよいなどの利用方法が挙げられます。

濃度を下げる

印刷の濃度を下げると、トナーやインクの使用量を抑えられます。交換頻度を少なくできるため、消耗品を購入する費用を削減することが可能です。

特に社内向けの印刷であれば、多少濃度を下げても業務に支障は出ないでしょう。濃度は複合機やプリンターの設定で変更できるので、活用してみてください。

印刷用紙代の削減ポイント

両面印刷をする

両面印刷をすることで、印刷枚数を減らすことが可能です。片面印刷よりも、印刷枚数を半分に抑えられるため大幅なコストカットを実現できます。両面印刷でも問題ない場合は活用してみましょう。

集約印刷をする

1ページに複数ページを集約して印刷することも、印刷枚数の削減につながります。1ページに2ページ分の印刷をすれば、片面印刷の枚数を半分にできます。さらに、両面印刷と一緒に活用すれば、印刷枚数の大幅な削減が可能です。

ただし、集約印刷をすると内容が小さくなり、読み取れないケースもあります。プリント内容に応じて使い分けをしてみてください。

印刷前に内容を確認する

プリントミスが発生すると、印刷用紙を無駄に消費することになります。一度のミスであればそれほど影響はありませんが、ミスが何回も発生すると経費が増加してしまいます。

プリントミスを減らすために、印刷前に内容確認をルール化しましょう。

書類をデータ化する

書類をデータ化すると、紙の印刷をする必要がなくなります。印刷用紙はもちろん、トナー・インクの使用量も削減が可能です。

利用例として、社内打ち合わせ時の資料をデータで共有し、会議中は各社員がパソコン画面で資料を確認することが挙げられます。紙の資料を印刷しなくても、会議を実施することが可能です。

FAXは内容を見てから印刷する

全てのFAXを印刷していると、印刷用紙を消費するためコストがかかります。FAXで受信したものの中には、業務とは関係ないものも含まれているケースがあるでしょう。受信したFAXの内容を確認して、必要なものだけ印刷すればコストを抑えられます。

A3用紙での印刷を行う

印刷枚数を減らすなら、A3用紙の活用も効果的です。A3はA4よりも用紙サイズが大きいため、A4の文字サイズのまま集約印刷が行えます。ページを集約して文字が読み取りづらいといったリスクを抑えながら、印刷枚数の削減が可能です。

電気代の削減ポイント

スリープモードを活用する

スリープモードは、複合機やプリンターの電力消費を低くするように設定されています。

昼休みや就業時間外など、複合機やコピー機を使う頻度が少ない時間帯にスリープモードを活用すると、消費電力を抑えることが可能です。

省エネモデルを導入する

複合機・コピー機には、省エネモデルがあります。省エネモデルは通常の複合機やプリンターよりも、消費電力が低く設定されているため、節電につながるでしょう。

古い複合機やプリンターを利用している場合は、電力を大幅に消費しているかもしれません。その場合は、省エネモデルへの買い替えを検討してみてください。

まとめて印刷する

複数回に分けて印刷をすると、その都度、複合機やコピー機を起動しなければなりません。待機状態から動作状態に移行する際は、大きな消費電力を消費します。時間をあけて何回も印刷するのではなく、動作状態のときにまとめて印刷をすれば、消費電力を抑えられます。

メンテナンス費用の削減ポイント

不要な機器を廃止する

オフィス内で使用していない機器を稼働させていると故障する可能性があります。機器の故障を修理するには費用がかかります。

不要な機器を廃止すれば、メンテナンスする必要がなくなるでしょう。さらに、故障することがなくなり修理費用もかかりません。

機器の台数をまとめる

プリンターやコピー機など、管理する機器の台数が多いほど、運用や管理などのメンテナンス費用がかかります。

コピー、プリント、FAXなど複数の機能を1台に集約した複合機を導入すれば、運用や管理の手間を少なくすることが可能です。そのため、メンテナンス費用の削減につながります。

経費削減の番外編の削減ポイント

印刷コストを可視化する

印刷コストを可視化すると、印刷1枚ごとのコスト、月間のコストなどを瞬時に確認することが可能です。可視化したデータを従業員に共有したり、目に入る場所に掲載したりすると、従業員の意識を変えるきっかけになります。従業員が「印刷コストを削減しよう」という意識に変わり、結果的にプリントの経費削減につながるでしょう。

また、経費削減前と後の変化を可視化して共有するのも有効です。従業員が自分の行動の成果を実感できるため、さらに経費を削減しようという意識を持てるようになります。

印刷を外注する

印刷を外部の企業に委託すると、コストを抑えられる可能性があります。

例えば、名刺やポスターなどは業務で使う用紙とはサイズが異なるため、新たに用紙を用意しなければなりません。加えて、印刷をするためのトナーやインクなども消費することになります。印刷を外注すると、自社で印刷するよりも安い費用で名刺やポスターなどを作ることが可能です。

新たに複合機・プリンターを導入するならOA幹事にご相談ください

プリントの経費削減のために、新たに複合機やプリンターを導入するなら、OA幹事にご相談ください。お客様の要件をヒアリングした上で、経費削減に最適なプリンターを提案します。

自社で複合機やプリンターなどの選定が不要で、スムーズに導入を進められます。これから複合機やプリンターの導入を検討しているなら、OA幹事にお問い合わせください。

プリントの経費削減【まとめ】

ここまで、複合機やプリンターの経費の種類や、経費削減のポイントを紹介しました。複合機やプリンターは使い方を工夫することで、経費の削減につながります。経費削減を行うなら、経費の種類ごとに対策を検討するのが効果的です。本記事を参考に、複合機やプリンターの経費削減につなげてみてください。