コピー機・複合機の上手な見積もり方｜安く抑えるコツや注意点も

本記事では、コピー機や複合機の導入を検討していて、見積もりを依頼するか迷っている方に向け、見積もりで確認すべきポイントや注意点、上手な見積りのコツを解説します。

本記事を読めば見積もりをできるだけ安く抑えて、トラブルなく行う方法がわかりますのでぜひご覧ください。

コピー機・複合機の見積もり依頼〜導入までの流れ

まずは見積もり依頼から導入までの流れを解説します。スムーズに見積もりを行うために流れを押さえておきましょう。

（1）要件を明確にする

見積もりを依頼する前に、まずは自社が求める要件を明確にします。要件を明確にすることで、より適切なコピー機・複合機を提案してもらえます。

具体的には、以下の内容を明確にしておきましょう。

• 発注の目的
• かけられる予算
• 契約形態（購入・リース・レンタルなど）
• 希望のメーカーまたは機種
• 必要な機能（プリント・FAX・スキャナ・両面印刷など）
• 導入予定時期
• 想定利用期間
• 複写サイズ（A4・A4・B4・B5など）
• 月間印刷枚数
• カラー・モノクロどちらを希望するか
• 新品・中古どちらを希望するか

もちろん見積もり前にすべてを明確にしておく必要はないですが、できる限り社内で検討しておくといいでしょう。

（2）見積もり依頼する業者を選ぶ

続いて、見積もりを依頼する業者を選びます。見積もりの方法は主に以下の3つの方法があります。

• メーカーに直接依頼する
• 販売店に直接依頼する
• 一括見積もりサイトを利用する

メーカーに直接見積もりを依頼して購入する場合、メーカーからメンテナンスを受けられる点で、技術力の面では安心感があります。ただし、当然見積もりの対象は依頼したメーカーの機種に限られてしまいます。

販売店の場合、メーカーよりも安く購入できるケースが多い点がメリットです。販売店よりメーカーが安く販売してしまうと販売店が機能しなくなってしまうことから、販売店のほうが価格が安くなる傾向にあります。メーカー特化やサポート重視など、販売店によって特色があります。

よりいい条件で契約するには、相見積もり（※複数の業者から見積もりを取ること）をして比較することが大切です。相見積もりを行うことで価格を下げたりよりいい条件で交渉できたりする場合があります。反対に1社の見積もりのみで契約へ進めてしまうと、悪い条件で契約してしまうリスクが高くなります。

一括見積もりサイトは、効率的に複数社の比較検討ができる点がメリットです。

（3）見積もりを依頼する

依頼する業者が決まったら、問い合わせフォームや電話などから実際に見積もりを依頼します。もちろんあくまで見積もり依頼なので、必ずしも見積もりした業者で契約を進めなければいけないということはありません。

早ければ当日中や、1〜2営業日程度で見積もり結果が届きます。

（4）見積書を確認・比較する

送られてきた見積書を確認して、比較検討します。

希望のメーカーや機種が明確な場合は、見積もりの目的は主に金額の把握です。要件が定まっていない場合は、販売店からおすすめの機種やプランの提案を受ける場合もあります。見積書の内容を元に、どの業者に依頼するか決定します。

なお、見積もりに関する不明点があれば、必ず質問して疑問を解消しておきましょう。

（5）申込〜導入する

業者が決まったら、申込へと進みます。リース契約の場合は、販売店を経由してリース審査の申込を行う必要があります。審査が完了したら契約、支払いの手続きを行い、機器の搬入、設置工事を経て導入完了です。

業者によっては、問い合わせから導入まで3営業日ほどで行える場合もあります。

コピー機・複合機の見積もりで確認するポイント

続いて、見積もり時に確認しておくべきポイントを紹介します。納得のいく契約ができるよう、確認しておきましょう。

機種

希望の機種が決まっていない場合は、要件に沿って機種を提案してもらうのが一般的です。提案された機種が自社の求めている要件に合っているか確認しましょう。

主に基準になるのは以下の観点です。

• 印刷速度
• 価格
• 画質の良さ
• 操作性の高さ
• 搭載されている機能

機種の情報は各メーカーの公式サイトからも得られる場合がほとんどです。納得できる機種選びができるよう機種の特徴を調べておくことをおすすめします。

契約期間

リース契約を結ぶ場合は、見積書に記載されている契約期間が自社の要望通りになっているか確認しましょう。

リース契約は途中解約が原則不可で、解約するとなると違約金を支払う必要がある場合もあります。だからこそ、契約期間をしっかり確認しておく必要があります。

なお、コピー機・複合機のリース期間は基本的に5年間。法定耐用年数が5年間とされており、リース期間もあわせて設定されているからです。とはいえ、5年より長い年数を希望することも可能です。希望の契約期間が反映されているか確認してください。

保守内容

リース契約の場合、保守契約を結ぶのが一般的です。保守契約を結んでいないと、故障の際に都度業者へ修理を依頼する必要が出てきます。場合によっては修理費が高額になることも考えられるので、保守契約を結んでおいたほうが安心でしょう。

保守契約には主に以下の種類があります。

• カウンター保守：月額基本料金＋印刷枚数に応じて料金を支払う
• キット保守：保守つきのトナーキットを購入する
• スポット保守：修理やメンテナンス代を都度支払う
• 年間保守：年間契約費を支払う

コピー機・複合機の保守契約において一般的なのはカウンター保守です。カウンター保守には、メンテナンスやトナーの費用も含まれています。

保守契約を結ぶ場合は、保守内容が希望する内容になっているか確認しましょう。以下のうちどの範囲までが保守に含まれているか確認しておくと安心です。

• インクやトナーなど消耗品代
• 修理代
• メンテナンス代
• 部品交換代
• 修理時の担当者の出張費
• 搬送費

設置費用

コピー機・複合機の搬入には基本的に費用がかかるのが一般的です。機器の大きさや設置場所、エレベーターの有無などによっても費用が異なる場合があります。また、PCとの接続設定なども設置費用として含まれることがあります。

搬入や設定について、別途請求されるのか確認しておくことをおすすめします。

オプション内容

コピー機・複合機には機能を追加できるオプションサービスがあります。必要なオプションが見積もりに含まれているか確認しましょう。

オプション機能にはたとえば以下のようなものがあります。

• フィニッシャー：ホチキス止めをする装置
• 給紙トレイ：用紙をセットできる引き出し
• 自動両面原稿送り装置：複数枚の原稿を自動で送り込む装置
• ICカードリーダー：ICカード情報を読み込める装置

本体に付随しておらず、オプション扱いになっている機能もある可能性があるため注意が必要です。

コピー機・複合機で相見積もりする際の注意点

相見積もりをする場合、トラブルなく円滑にやり取りを進めるために注意しておきたいポイントがありますので確認しておきましょう。

同じ条件を提示する

相見積もりをする場合は、希望する条件や機種などを同じ条件にして比較しましょう。条件を業者によって変えてしまうとどの業者がいいのか適切に判断しづらくなってしまいます。

また、条件を提示する場合にはあわせて優先順位も伝えると、希望に沿った内容を提案してもらいやすくなります。

価格だけで決めることは避ける

相見積もりをする際に「安い」という理由だけで業者を選ぶことは避けましょう。

相場より低価格すぎる金額だった場合、機種が古い、必要なオプションがついていないなど何かしら理由がある可能性も考えられます。逆に相場より高すぎる金額だった場合ももちろん注意が必要です。販売店も当然利益を出したい立場なので、過剰に高いスペックの機種やオプションを提案される可能性もゼロではありません。

見積もり時の対応も含めて、信頼できて自社のニーズに合った提案をしてくれる業者かどうか見極めましょう。

他社に見積書を見せるのはNG

相見積もりをすること自体は正当な行為であり、法的に規制されていることでもないため禁止されることではありません。しかし、相見積もり時に他社の見積書を見せるのはビジネスマナー的にNGとされる場合があることも覚えておきましょう。

競合他社に見積書を勝手に共有されるのは、業者的には気分のいいものではありません。業者は将来的に事業のパートナーとなる可能性がある存在です。不誠実な対応は避けましょう。また、価格競争を招いてしまい結果的にいい提案が受けられなくなる可能性もあります。

見積書を見せるのではなく「他社でも見積もりを出している」と伝えるのがいいでしょう。

相見積もりの数は2〜3社にする

相見積もりの数は2〜3社程度がおすすめ。多く比較したほうがいいように思えるかもしれませんが、多すぎると時間がかかりすぎてしまいます。

労力をかけすぎずに比較できる数にしましょう。

コピー機・複合機でおすすめの販売店

ここまで読んで「さっそく見積もりを行いたい」という方向けに、おすすめの販売店を紹介します。

スターティア株式会社（コピホーダイ）

おすすめポイント

• メンテナンスやコピー用紙、トナー代等込みで月額3,000円〜提供
• 回線や電話機などオフィスに必要なものをまとめて依頼も可能

スターティア株式会社のコピホーダイは、コピー機・複合機のレンタル、リースを提供しているサービスです。自社メンテナンスにも力を入れており、約20年の自社サポート実績があります。

メンテナンスやコピー用紙、トナー代等込みで月額3,000円〜、問い合わせから納品まで最短3日で対応しています。レンタルは6か月などの短期利用も可能。目安として、6か月〜3年未満ならレンタル、3年以上の利用を想定しているならリースを選ぶといいでしょう。

また、オフィスに必要なものをまとめて任せられる「開業支援パック」や、ITインフラ関係を一括で任せられる「まるなげパック」などの用意もあります。

参考元：コピホーダイ

株式会社ビジョン（コピー機ドットコム）

おすすめポイント

• 導入まで最短2日で対応
• 専門知識とスピード対応が期待できるメーカーメンテナンス

株式会社ビジョンのコピー機ドットコムは、コピー機・複合機のレンタル、リース、中古販売を行っているサービスです。

電話またはメールで相談してから最短5分で見積もりが可能。または訪問で提案をもらうこともできます。導入まで最短2日で対応できる点も強みです。

保守は全国対応のメーカーメンテナンス。メーカーメンテナンスの場合、全国に営業所が多いためスピード対応が期待でき、専門知識を持ったスタッフに任せられる点が魅力です。

参考元：コピー機ドットコム

株式会社大塚商会

おすすめポイント

• 導入前の計画立案から導入後までワンストップで対応
• 活用方法やコスト削減案を提案

株式会社大塚商会は、情報サービスやオフィス機器の販売を行っているIT企業です。

会社に合った複合機を判断するための診断サービスにより、導入前からサポート。また、活用方法やコスト削減案の提案や、導入後のトラブル対応までワンストップで支援してもらえる点が魅力です。

有効活用するための教育計画も含め、コピー機・複合機について総合的にサポートしてもらえます。

参考元：株式会社大塚商会

コピー機・複合機の上手な見積もり方法を解説しました

見積もりで確認すべきポイントや注意点など、コピー機・複合機を上手に見積もりする方法を解説しました。

本記事で説明したように、見積もり時には機種・契約期間・保守内容・設置費用・オプション内容を確認しましょう。また、相見積もりを行い比較検討することも大切です。