ビジネスフォンを導入するには？必要なもの・設定・導入方法・費用を解説！

オフィスを開設するためビジネスフォンを導入したい。

しかし、なにが必要なのか？どこに依頼すればいいのか？自分でできるのか？ビジネスフォンのことはよくわからない。

そんな方に向け、必要なもの・設定・接続方法から、導入方法・費用まで、知っておきたいビジネスフォン導入の基礎知識を解説していきます。

ビジネスフォン導入で得られるメリットとは？

そもそも、オフィスにビジネスフォンが必要なのはなぜか？本当に導入する必要があるのか？そんな疑問を持つ方に向け、まずはビジネスフォンの基本や、導入で得られるメリットをおさらいしておきましょう。

ビジネスフォンとは、「複数の外線 / 内線」を「複数の電話機」で共用できる業務用電話システムのこと。ビジネスフォンを導入することで、オフィス業務を効率化させる以下のようなメリットが得られます。

• 電話番号が1つでも複数の電話機で同時発信 / 着信できる
• 社内コミュニケーションを円滑にする電話機同士の内線通話
• 保留転送などの業務効率化機能を利用可能

家庭用電話機の場合、1つの電話回線で発信 / 着信できる電話機は1つに限られますが、ビジネスフォンなら1つの電話回線に複数チャンネル（同時通話数）を確保可能。代表番号が話し中でビジネスチャンスを逃すということがなくなるほか、複数の回線契約が不要なため、通信コスト削減というメリットも得られます。

ビジネスフォンの基本・概要については以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンとは？導入前に知っておきたい基本・選び方のポイントを解説！

ビジネスフォンは主装置と専用電話機の組み合わせ

数々のメリットを得られるビジネスフォンは、主装置と専用電話機を組み合わせることで、その機能を実現しています。特に、ビジネスフォンに欠かせないのが主装置。外線と内線を収容し、各電話機に通話を適切に割り振る「電話交換機」の役割を果たします。

画像出典：株式会社バルテック

主装置は、電話交換機であるだけでなく「ビジネスフォンならではの機能を実現する」役割も担います。主装置の性能上限内で電話機を追加するなど、自社ニーズに合わせたカスタマイズも可能です。

ビジネスフォンの主装置については以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンの主装置とは？役割・仕組み・価格やPBXとの違いを解説！

コードレスフォン / スマートフォン増設も可能

主装置に電話機を増設する場合は、オフィスでよく見かける多機能電話機以外に、コードレス電話機を選ぶことも可能。レストランや工場などの「現場」で利用できるよう、防水加工の施されているコードレスフォンも用意されています。ただし、主装置 / 電話機それぞれが対応している機種でなければ、ビジネスフォンは動作しないことは覚えておきましょう。

また、ビジネスフォン（主装置）の機種によっては、オプションでスマートフォンを増設できる場合も。外出先であっても、スマートフォンから会社の電話番号を使って発信できるため、営業スタッフの多い企業におすすめです。

ビジネスフォンで使えるコードレス電話機については以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：ビジネスフォン子機の増設方法｜コードレス電話機の種類・おすすめも紹介！

ビジネスフォン導入にデメリットはある？

数々の導入メリットを得られるビジネスフォンですが、容認しなければならないデメリットはあるのでしょうか？

よく挙げられるビジネスフォンのデメリットは「導入費用が高額」だということ。
主装置と専用電話機のセットであるビジネスフォンは、物理的な機器購入費用が高額になりがちだからです。オフィス規模が大きくなれば、より拡張性の高い高額な主装置と台数分の電話機を用意しなければなりません。

クラウドPBXという選択肢も

「高額な導入費用は捻出できない、しかし、ビジネスフォンは導入したい」という方なら、クラウドPBXを導入するという選択肢もあります。クラウドPBXとは、ビジネスフォンの主装置にあたる「PBX」を、クラウド経由で提供するサービスのこと。インターネット環境があれば利用でき、初期費用を抑えながらビジネスフォンと同等の機能を使えます。

IP電話機、PC、スマートフォン / タブレットなど、端末としての電話機を柔軟に選べるのもクラウドPBXのメリットです。

ビジネスフォンの選び方 / 導入前の確認事項

基本や導入メリットをおさらいしたところで、ビジネスフォン導入までのステップを解説していきましょう。まずは、導入前の確認事項ともいえる、ビジネスフォンの選び方です。

チャンネル数（同時通話数）/ 電話機の台数

適切な機種のビジネスフォンを選ぶためにも、明確にしておきたいのが必要なチャンネル数（同時通話数）/ 電話機の台数。なぜなら、物理的な機器である主装置は、性能の上限として収容できる回線 / チャンネル数、接続できる電話機台数が決められているからです。

一般的には、チャンネル数は「従業員数の1/3」程度、電話機は「デスク数 + 会議室数」程度必要だとされています。自社のビジネスモデルを考慮に入れ、適切な数字を想定すること。また、ビジネスの成長に応じて拡張できるよう、チャンネル / 電話機接続数にある程度の余裕を持たせることがポイントです。

ビジネスフォンに求める機能

自社業務を効率化するため、ビジネスフォンにどのような機能が必要なのかを明確にしましょう。

たとえば、上述したスマートフォン接続機能は、多くの場合オプション扱いです。録音機能、IVR（自動音声応答装置）など、自社に必要な機能を洗い出しておけば、導入すべきビジネスフォンをスムーズに選定できます。

ビジネスフォン導入に必要なもの

主装置と電話機を調達しただけでは、ビジネスフォンは機能しません。ビジネスフォンを導入するには「電話回線 / 回線工事」「ビジネスフォンの設置 / 設定工事」も必要です。

電話回線 / 回線工事

電話回線の契約がない、オフィスまで回線が引き込まれていないのなら、電話回線の契約および回線工事が必要です。

2024年1月にISDNサービスが終了することを考えれば、選択肢となるのは「アナログ回線」「ひかり電話 / IP電話」のいずれか。1契約で複数のチャンネルを利用できるひかり電話 / IP電話がおすすめです。

ビジネスフォンの設置 / 設定工事

ビジネスフォンを導入するには、主装置 / 電話機をオフィスに設置して接続する「設置工事」が必要、利用できる状態にするには「設定工事」も必須です。

ビジネスフォンの接続 / 設定

アナログの家庭用電話機を設置するのであれば、購入した電話機と屋内に引き込まれているモジュラージャックをケーブルで接続するだけ。しかし、外線 / 内線を複数の電話機で共用するビジネスフォンの場合、接続方法も設定方法も家庭用とは異なります。簡単に解説しておきましょう。

バス配線 / スター配線 / LAN配線

ビジネスフォンの主装置には、外線と接続するための「外線ユニット」、電話機と接続するための「内線ユニット」が装着されています。このうちの内線ユニットには、接続する電話機の種類に応じた3種類があり、それぞれで電話機との接続方法も異なります。

画像出典：NTT技術ジャーナル

バスユニットを装着した主装置の場合、専用中継機を介した「バス配線」で電話機と接続します。ブロックごとに中継機を介して電話機と接続できるため、オフィス内の配線をすっきりまとめられることがメリットです。

スターユニットを装着した主装置の場合、主装置と各電話機が1対1となる「スター配線」で接続します。シンプルな接続方式のため、レイアウト変更などにも柔軟に対応できるメリットがあります。

CPUユニットを装着した主装置の場合、社内LANなどを流用した「LAN配線」で電話機と接続します。LANケーブルを使った配線となるため、モジュラーケーブルよりも高い柔軟性を持つことがメリット。IP電話機を主装置に接続する際に採用される配線方式です。

主装置 / 電話機の設定

外線 / 内線を目的の電話機に割り振り、保留転送などビジネスフォンならではの機能を利用するには「主装置に各電話機を認識させる」必要があります。これが、ビジネスフォン導入時に必要な設定工事です。

たとえば、IP電話機をLAN配線で接続する場合、各IP電話機に割り当てたIPアドレスを主装置に設定する作業が必要です。
具体的な設定方法は、ビジネスフォンのメーカー、配線方法によって異なります。

ビジネスフォンの導入 / 工事は自分でできる？

それでは、ビジネスフォン導入時の設置 / 設定工事は、自分自身でできるものなのか。設置 / 設定に関する知識を持っていても、国家資格を持つ工事担任者でなければビジネスフォンの工事はできません。これに違反すれば、電気通信事業法によって罰せられる場合もあります。

勉強して国家資格を取得する、国家資格保有者を雇用するなどの方法は考えられますが、どちらも効率的とはいえないでしょう。つまり、ビジネスフォン導入にともなう工事は、工事担任者の在籍する販売店、工事事業者に依頼する以外の選択肢はありません。

ビジネスフォンの導入方法

国家資格保有者のみ工事を担当できるのであれば、メーカー / 機種選定を含め、ビジネスフォンの導入を販売店に任せてしまうのが得策。

その場合に考えられる導入方法にはどのような選択肢があるのか？どのような手順を踏めばいいのか？以下から、簡単に解説していきます。

新品 / 中古ビジネスフォンを一括購入

1つめの選択肢は、新品ビジネスフォン、もしくは中古ビジネスフォンを、工事費含めて一括購入する導入方法です。この導入方法のメリットは、ビジネスフォンを自社の資産にできること、自由に管理できること、リース導入よりも総額を抑えられること。

一方、初期費用がかかること、固定資産税がかかること、会計処理が煩雑なことがデメリットです。

新品ビジネスフォンの耐用年数は6年と定められているため、導入したビジネスフォンを長期間使いたい、総額を抑えたい資金の潤沢な企業に最適。一方、初期費用は抑えられるものの、故障リスクの高めな中古ビジネスフォンは、機種・機能に拘らないが、初期費用も総額もできる限り抑えたいという企業に最適です。

新品ビジネスフォンをリースで導入

2つめの選択肢は、新品ビジネスフォンを工事費含めてリース導入する方法です。この導入方法のメリットは、最新ビジネスフォンを初期費用なしで導入できること、リース料を経費計上できること、会計処理の負担を軽減できること。長期的にビジネスフォンを利用したい企業の多くが選択する、主流の導入方法です。

ただし、リース契約の中途解約ができない、総額は一括購入よりも高額という点には留意しておく必要があります。

ビジネスフォンのリース導入については以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：ビジネスフォンのリース料金相場｜契約前に知っておきたいリースの基本を解説！

中古ビジネスフォンをレンタルで導入

3つめの選択肢は、中古ビジネスフォンを工事費含めてレンタル導入する方法です。必要なときだけビジネスフォンを使える、レンタル料金は利用した分のみというメリットがありますが、長期的な利用では割高になってしまうデメリットも。仮設事務所への設置、イベント利用など、短期的な利用に最適な導入方法です。

レンタルビジネスフォンについては以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：レンタルビジネスフォンの料金・仕組み｜リースとの違いや利用シーンも解説！

ビジネスフォン導入の流れ

一括購入 / リース契約 / レンタル、どれを選ぶかによって若干異なりますが、販売店経由でビジネスフォンを導入する際の流れは以下の通りです。

• 問い合わせ / 導入方法・機種選定
• 見積もり / 最終確認・申し込み
• 電話回線申し込み / 工事（電話回線未契約の場合）
• ビジネスフォン設置・設定工事 / 開通

上述したように、工事を含むビジネスフォン導入は、国家資格保有者の在籍する販売店への依頼が必須。つまり、販売店選びが非常に重要です。複数の候補をピックアップして相見積もりを依頼するなど、販売店の見極め・選定は慎重に行いましょう。

ビジネスフォンの導入費用目安

ビジネスフォンの導入方法を決めるためにも、導入にかかる費用を知っておきたい。
そんな企業担当者の参考になるよう、新品ビジネスフォン、中古ビジネスフォンの導入費用目安を紹介しておきます。

新品ビジネスフォンの導入費用目安

新品ビジネスフォンの導入費用は「主装置の価格 + 専用電話機の価格 × 台数 + 工事費」です。主装置 / 専用電話機の価格は、メーカーや主装置の性能（外線 / 内線の接続数など）、電話機数によって異なりますが、おおよその目安は以下の通り。

販売店によって異なりますが、設置 / 設定を含む工事費の目安は、機器1台あたり12,000円程度です。たとえば、主装置1台、電話機3台の新品ビジネスフォンを導入するなら、総額で34万円程度になると考えられます。

・20万円 + 3万円 × 3台 + 12,000円 × 4台 = 338,000円

中古ビジネスフォンの導入費用目安

中古ビジネスフォンの導入費用も、内訳は新品ビジネスフォンと変わりありません。ただし、工事費は新品と同様となるものの、主装置 / 専用電話機の価格は新品の1/3〜1/5程度に抑えられます。

中古ビジネスフォンをきちんとクリーニング / メンテナンスしている販売店から、なるべく製造年度の新しいものを選ぶといいでしょう。

ビジネスフォン導入の基礎知識を紹介しました

オフィスを開設するためビジネスフォンを導入したい。しかし、なにが必要なのか？どこに依頼すればいいのか？自分でできるのか？ビジネスフォンのことはよくわからない。

そんな方に向け、必要なもの・設定・接続方法から、導入方法・費用まで、知っておきたいビジネスフォン導入の基礎知識を解説してきました。

本文内でも解説したように、設置 / 設定を含むビジネスフォンの導入は「知識があるから自分でできる」というものではありません。実績の豊富な信頼のおける販売店を選定することが、なによりも重要なポイントです。